スキャン狂い
自分は留学に行く直前、3年ほど前にScansnapを買ったのだが、それ以来すっかりスキャン狂いになってしまった。留学先でもらう山のような書類ももらった先からスキャン→廃棄していたし、ノートもスキャンするようになってからは大学ノートではなく一枚一枚取り外しが容易なレポート用紙に切り替え、ノートを取った先からスキャンしていた。※ただし、留学からの帰国時に外付けHDDが壊れて、そういったファイルのうちバックアップし忘れていた一部が消失してしまったので、スキャン偏重のリスクも痛感させられたのだが...
そういう習慣がついてしまったので、ふたたび働くようになった今でも、人一倍スキャンを活用している。人からもらった書類もすぐさまスキャンしてすぐ捨てちゃうし、名刺もどんどんスキャンしている。紙として保存しているのは、Ongoingの案件の資料くらいで、それでさえ携帯している必要がない書類はどんどんスキャン→廃棄している。
スキャンは駄目だよ、だって...
そういうスキャン大好き人間なので、とりわけ、名刺を物理的に保存・管理している人を見るとものすごくもぞもぞ・背中が痒くなってしまう。- 机の棚のかなりの部分に過去十数年蓄積した名刺を溜めている人
- 名刺がたまると、「銀行系」「友人系」とかジャンル別に名刺を物理的に再整理している人
等を見ると、どうも苦笑いしてしまう。
おそらくそういった人々も、名刺をスキャンして管理するという手法があること自体は認識していると思う。ただ、自分もかつてはそうだったが、名刺のスキャン管理ではいくつか入口に精神的ハードルがあって、「いやー、だってスキャンすると●●じゃん？だから敬遠しちゃうんだよねー」という会話が繰り返される。
1. スキャナーってスキャンにすごく時間がかかるではないか：
ういーん、がしっ、がしっ、がしっ。ギーコ、ギーコ、ギーコ。そんな感じで、一つの名刺をスキャンするのに3分くらい時間がかかるのではないか？そういった懸念を持つ人は、もう少ないとは思うが、まだまだ存在する。
2. 専用の管理ソフトを使う必要があるのではないか：
いろいろある名刺管理ソフトの一つを購入・インストールしないと、名刺のスキャン管理ができないのではないか、という発想。
また、得てしてそういった名刺管理ソフトは、自宅のPCにはインストールできても会社のPCには入れられないので、ビジネス上の使い勝手が悪いという判断を惹起しうる。
さらに言えば、そういった名刺管理ソフト用のデータは、専用の拡張子で保存されるので、他のPCでは開くこともままならないという懸念も想定される。
3. 文字認識（OCR）に時間がかかるのではないか
名刺をスキャンしたら、氏名とか電話番号とかを文字認識機能（OCR）を使って読み取っていたら、名刺一枚当たり1,2分かかってしまい、とてもじゃないが忙しい自分としてはその時間は勿体ない、という発想。
以下では、そういった懸念を払拭するような名刺管理のやり方について一例を挙げてみたい。
スキャナーによる名刺管理：基本
1. スキャナを用意
まず、スキャナを用意する。市販のスキャナを買うか、会社のプリンタにスキャン機能がついていると有難い。
何だかんだいって、ここが最大のハードルにはなってしまう。スキャナで有名どころはScansnapだが、Amazonでぱっと検索してもやっぱり4万～5万円と高い。
2. スキャンして、単にPDF化するだけにする
ここがある意味ポイント。特定の名刺管理ソフトも使わないし、そういった管理ソフトのための特別なファイル形式にもしない。ただ単に、PDFにするだけ。
これにより、他のPCでも閲覧できる互換性が確保されるし、名刺管理ソフトを買う必要がなくなる
。
3. ファイル名に各種データを入力してしまう
最終的に、スキャンした名刺PDFをひとつのフォルダにまとめて保存して、エクスプローラの検索機能にてデータを検索できるようにしたい。
なので、本来なら名刺管理ソフトにピコピコ入力したりOCRで読み取らせたりしていた主要な情報を、すべて名刺PDFのファイル名に入れてしまう。社名、氏名、出会った日、出会った案件名等々。
スキャナーによる名刺管理：応用
4. Evernoteの活用
上に挙げた1.～3.を実行することで、PCにおいて名刺をデータベースとして管理することができるが、さらに、Evernoteを活用することにより、そのデータのクラウド化が可能になる。
ひとつひとつのPDFファイルをこまめにEvernoteにアップしてもいいし、Scansnapの機能で「スキャンと同時に読み取ったファイルをEvernoteに送る」というものがあるのでそれを使っても良い。
いずれにせよ、スキャンした名刺PDFをEvernoteにアップロードすることで名刺データのクラウド化ができて、例えばiPhoneでさっとデータにアクセスできるようになり、「出先で、半年前に会った●●証券の杉本さんの電話番号ってなんだっけ？」みたいな問題に直面してもパッとデータを見ることができる。
5. PDF名刺データ印刷時のTips
そういった名刺PDFは、通常表と裏両方をスキャンするのだが、ふつうに印刷してしまうと表で1ページ裏で1ページと、なんだか非効率なハードコピーが出てきてしまう。
なので、PDF名刺データを印刷するときは、印刷設定において、「複数ページをまとめて印刷」「まとめて印刷するページ数：2」という設定で印刷すると、ひとつの頁に名刺の表裏両方が印刷できる。
でも、まあ、最後は価値観しだい
と、ここまでスキャナーを活用した名刺管理の簡単なやり方について述べてきたが、自分は「名刺はスキャンすればよく、物理的に貯めこむのはナンセンス」とは思っていない。
まず、スキャナは高い。スキャナに対する数万円の投資は、大いに判断が分かれるところだと思う。また、仮に職場にスキャナがあったとしても、仕事時間中にずっとスキャンしてたら、まるで働いていないような雰囲気になってしまうという懸念もあるかもしれない。
また、ビジネス上の考え方として、名刺に精神的な意味合いみたいなものを持つ人がいて、名刺を捨てるなどとんでもないという考え方もあると思う。たしかに自分も、そんなに声を大にして「名刺はどんどん捨ててます」とは言うのを憚られている。
また、データ化・インデックス化するよりも、「渡辺さんの名刺は、えーっと、机の何段目の奥の方にある、赤い名刺ケースの真ん中くらいだったかな？」というより手触り感のある覚え方を好む人もいるだろう。
なので、ここで書いているスキャンによる管理は、百人いれば百人ある名刺管理方法のひとつを披露したに過ぎず、他の手法をけなすものではないことは最後に付記しておきたい。
ついついこういうTipsを身につければつけるほど、「俺のやり方すげー、すなわち、他のみんなはショボイ」と言う感じで自己尊大になったり他人を馬鹿にしたりしてしまうので、そういったことは回避せねばならない。そういった罠に陥るくらいなら、トラディショナルなやり方で名刺管理した方がマシとさえ思うので、自分としても注意したい。
